Serverraum
Nichts los? Von wegen: Über 100 Terabyte an Daten verarbeiten die Computer des Rechenzentrums der DATEV. Täglich. Und auf höchstem Niveau der Datensicherheit. Der Heilige Gral des Unternehmens. Foto: Berthold Steinhilber
Zukunft Unternehmen Arbeitswelt

Digitale Revolution: Vom Postsack ins
binäre Zeitalter

Ein ganzes Buch mit historischen sowie visionären, in die Zukunft gerichteten Geschichten und Reportagen haben wir zum 50-jährigen Jubiläum der DATEV kreiert. Im folgenden Essay beleuchten wir den Wandel und Fortschritt des Unternehmens entlang der digitalen Revolution. Immer im Fokus: das erfolgreiche Bestreben, stets Vorreiter neuer Technologien zu sein und diese sinnvoll einzusetzen.

Ohne Informationstechnologie gäbe es die DATEV nicht. Schon immer brachte die Genossenschaft modernste Hardware und Software zum Einsatz, um den Datenaustausch mit ihren Mitgliedern zu beschleunigen. Heute hilft sie Steuerberatern, Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern zusätzlich dabei, ihre Geschäftsprozesse durch digitale Techniken auf eine neue Stufe zu heben.

Als die DATEV 1966 gegründet wurde, steckte die Digitaltechnik noch in den Kinderschuhen. Zwar ließen sich viele manuelle Tätigkeiten bei Steuerberatern, Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern durch die Verlagerung in ein zentrales Rechenzentrum damals erheblich beschleunigen. Doch es gab zu dieser Zeit keine PCs, geschweige denn das Internet oder mobile Smartphones. Selbst Datenträger wie Disketten und CD-ROMs waren noch Zukunftsmusik. Daten erfasste die DATEV in den Anfangsjahren über papierne Lochkarten, die sie einlas, verarbeitete und die Ergebnisse – ebenfalls auf Lochkarten gespeichert – per Post an ihre Mitglieder zurückschickte. „Die Leistungsfähigkeit des Unternehmens wurde in vollen Postsäcken berechnet“, erzählt Lothar Lux, der den Geschäftsbereich Produktion bis Sommer 2015 leitete und Mitglied der Geschäftsführung war. Aber auch er kennt das nur noch vom Hörensagen.

Für einen IT-Dienstleister sind 50 Jahre ein stolzes Alter. Wer die Geschichte der Genossenschaft nachvollzieht, stößt daher auf alte Technik-Schätzchen, die meist nur noch die Menschen kennen, die mindestens so alt sind wie die DATEV selbst. Beispiel Datenträger: Wer hat noch mit Lochkarten, Klarschriftstreifen oder Magnetbandkassette gearbeitet? Auch die etwas wabbelige 5,25-Zoll-Diskette und ihre jüngere Schwester im kleineren und stabileren 3,5-Zoll-Format sind im Zeitalter des Internets aus dem Alltag und damit dem Bewusstsein der meisten Anwender verschwunden.

An der Spitze: eigene PC-Karte für ISDN

Dabei hatte die DATEV diese Speichermedien bis Mitte der 1990er-Jahre massenhaft im Einsatz, obwohl sie schon 1974 die Datenfernübertragung einführte. Dennoch sollten noch 25 Jahre vergehen, bis sie die letzte Diskette auf dem Postweg verschickte. „Unsere Aufgabe besteht nicht zuletzt darin, technische Standards so lange zu bedienen, wie unsere Mitglieder diese Standards benötigen“, erklärt Jutta Rößner, die im Juli 2015 die Nachfolge von Lothar Lux antrat. „Daher haben wir noch bis Anfang 2015 den Datenaustausch über ISDN-Leitungen angeboten.“ ISDN ist ein weiteres Beispiel dafür, wie die DATEV technologischen Innovationen den Weg bereitete. In Deutschland wurde das „Integrated Services Digital Network“ Anfang der 1990er-Jahre eingeführt. Erstmals ließen sich mit dieser Technik die vorhandenen Kupferdrähte in Wohnungen und Büros für eine digitale Datenübertragung nutzen. Sie beendete die Ära der fiependen Modems, die man bislang dafür brauchte. Weil ISDN zudem die Übertragungsgeschwindigkeit auf 64 Kilobit pro Sekunde erhöhte – die schnellsten Analog-Modems brachten es auf lediglich 56 Kilobit pro Sekunde –, förderte die DATEV die ISDN-Nutzung ihrer Mitglieder nicht nur, sondern modifizierte eine PC-Karte für den DATEV-Standard in Sachen Sicherheit.  Heute hat sich die „Digital Subscriber Line“ (DSL) als führender Übertragungsstandard etabliert. Der wird in zahlreichen Spielarten (ADSL, SDSL, VDSL) angeboten. Mit VDSL lassen sich Daten mit Geschwindigkeiten von bis zu 50 Megabit pro Sekunde über einen Kupferdraht aus dem Internet herunterladen. Darüber hinaus gibt es zum Kupferdraht längst Alternativen. Unternehmen mit Glasfaseranschluss können fast unbegrenzt hohe Bandbreiten nutzen. Und selbst im Mobilfunk ermöglichen moderne Übertragungstechniken wie „Long Term Evolution“ (LTE) Geschwindigkeiten, die sich mit VDSL messen können.

MOBILE KOMMUNIKATION: IM JAHR 2020 KÖNNTE ES RUND 50 MILLIARDEN MINI-COMPUTER GEBEN

Der DATEV-Strategie spielt diese Entwicklung in die Hände. „Durch die steigenden Bandbreiten, die die Telekommunikationsnetze bieten, gewinnt unser Rechenzentrum weiter an Bedeutung“, sagt Jutta Rößner. „Wir werden es daher zu einer digitalen Drehscheibe entwickeln, über die wir unsere Mitglieder mit ihren Mandanten, Lieferanten und den beteiligten Behörden vernetzen.“ Wenn die Managerin von „wir“ spricht, meint sie den Geschäftsbereich „Produktion“ der DATEV mit seinen rund 1.000 Mitarbeitern. Sie managen die gesamte Hardware-, Software- und Telekommunikationstechnik im Unternehmen sowie alle Druck- und Versanddienstleistungen. Zudem gewährleisten sie, dass alle Leistungen mit maximal möglicher Verfügbarkeit und Qualität und zu möglichst geringen Kosten erbracht werden. Kurzum: Sie sind wesentlich für die Zufriedenheit der DATEV-Mitglieder mit ihrem IT-Dienstleister verantwortlich.

Elektronische Daten sind unsichtbar, anders als die früheren Postsäcke mit ihren Papierbelegen. Ein Blick auf die Hardware zeigt daher nur die Hülle des digitalen Zeitalters.
Foto: Berthold Steinhilber

Wegbereiter im Neuland

Bei der Einführung neuer Technologien vertraut Jutta Rößner auf das Know-how ihrer Experten und die Erfahrung eines halben Jahrhunderts: „Wir sind Pioniere, wenn es darum geht, neue Technologien unter die Lupe zu nehmen und sie für unsere Zwecke zu bewerten“, beschreibt sie die bewährte DATEV-Philosophie. „Allerdings sind wir nicht zwangsläufig die Ersten, die diese Technologien dann auch kommerziell einsetzen.“ Warum? „Weil wir gelernt haben, dass sich nicht alle Technologien, die wir für gut befinden, am Ende im Markt durchsetzen.“ Dieses Risiko besteht grundsätzlich auch beim Cloud-Computing, einem der jüngeren und stärksten Trends in der Informationstechnologie, und den vielen Facetten, in denen sich dieser Technologietrend präsentiert. Dabei ist die zentrale Bereitstellung von Fachanwendungen über das Internet für die Genossenschaft nichts grundsätzlich Neues. Seit dem Jahr 2000 bietet sie mit DATEVnet einen eigenen, mehrfach gesicherten Internetzugang an, der den interessierten Mitgliedern viele Online-Dienste eröffnet. Und die Ansprüche der Menschen an den Bedienkomfort und die Funktionsvielfalt von Software-Programmen sind in den letzten Jahren erheblich gewachsen.

Wer heute ein Smartphone oder ein Tablet nutzt, ist es gewohnt, Software-Programme als App selbstständig zu jeder Zeit und an jedem Ort aus dem Internet herunterzuladen, zu installieren und sofort zu nutzen. Handbücher gibt es nicht mehr, die Anwendungen erklären sich intuitiv während der Bedienung. Interessante Informationen werden zudem auf Knopfdruck an Freunde oder Kollegen weitergeleitet. Nie war es leichter, Dinge, die man mag, der eigenen Community zu empfehlen. Diese Bedarfe müssen Entwickler heute auch bei professionellen Software-Anwendungen berücksichtigen: Innerhalb nur weniger Jahre wurden die traditionellen Spielregeln in der Informationstechnologie auf den Kopf gestellt. So kam das erste iPhone 2007 auf den Markt, das erste iPad erst 2010. Beide Innovationen haben der Informationstechnologie und ihrer Bedeutung einen enormen Schub gegeben. Nie zuvor lief der Austausch von Informationen so individuell, in so großem Maßstab, derart automatisiert und vernetzt ab – nicht nur zwischen Menschen, sondern auch zwischen Maschinen. Marktforscher schätzen, dass es schon 2020 weltweit rund 50 Milliarden Mini-Computer geben wird, die automatisch miteinander kommunizieren.

Diese Revolution bietet der Wirtschaft und der Gesellschaft ein enormes Potenzial. Mehr denn je prüfen daher deutsche Unternehmen, wie sie neue IT-Techniken nutzen können, um ihre Geschäftsmodelle zukunftsfähig zu machen. Viele Branchen betreten damit Neuland. Steuerberatern, Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern steht die DATEV daher als erfahrener Dienstleister und vorausschauender Wegbereiter zur Seite.

Nur wenige Menschen bekommen diese Ästhetik der Computertechnik überhaupt zu Gesicht: Die Zugangsbeschränkungen zum DATEV-Rechenzentrum sind rigoros.
Foto: Berthold Steinhilber

Das Rechenzentrum ist die Datendrehscheibe

Beispiele dafür, wie grundlegend die Digitalisierung einzelne Wirtschaftssegmente verändern kann, gibt es inzwischen viele. Zeitungsverlage suchen in einer oft existenziellen Krise nach neuen Ideen, wie sie die Umsatzausfälle kompensieren können, die durch das Abwandern von Stellen- und Kleinanzeigen zu spezialisierten Internetportalen entstanden sind.

Der stationäre Einzelhandel kämpft damit, dass immer mehr Kunden Bücher, Kleidung und natürlich Computer online ordern. Das Taxigewerbe muss eine winzige App fürchten, die potenzielle Fahrgäste an private Chauffeure vermittelt statt an eine Taxizentrale. Dabei muss der App-Anbieter weder die Kosten für die Fahrer noch für den Fuhrpark tragen. Er bietet lediglich eine völlig neue Art der Vermittlung an, die komplett auf Informationstechnologie basiert. Diese Liste ließe sich beliebig verlängern. Selbstfahrende Autos, Energiewende oder Industrie 4.0 – ohne Informationstechnologie sind alle diese Aussichten undenkbar.

Auch Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer spüren bereits die starke Sogwirkung der digitalen Revolution. Unternehmensbilanzen werden seit 2011 verpflichtend als E-Bilanz online an die Finanzämter übermittelt. 2014 wurde der ZUGFeRD-Standard für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen verabschiedet. Er definiert, wie die Metadaten eines Dokumentes in ein elektronisches PDF-Dokument einzubetten sind. Namen, Adressen oder Rechnungsnummern lassen sich beim Auslesen daher 100 Prozent fehlerfrei interpretieren. Selbst modernste Texterkennungsverfahren, die gescannte Dokumente analysieren, erreichen diese Quote nicht. Experten erwarten daher, dass künftig Rechnungen immer elektronisch verschickt und verarbeitet werden.

Für die Archivierung der Dokumente hat der Gesetzgeber einen gesetzlichen Rahmen geschaffen. 2015 traten in Deutschland die neuen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in Kraft. Sie lösten die GoBS („Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“) und GDPdU („Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“) ab. Das neue Regelwerk konkretisiert die Aufbewahrungspflichten von elektronischen Daten und Dokumenten. Beispielsweise erlauben sie nun ausdrücklich, Papierbelege einzuscannen und sie elektronisch zu speichern. Industrie und Politik haben damit binnen weniger Jahre die wesentlichen Voraussetzungen geschaffen, um die Geschäftsprozesse in deutschen Kanzleien zu automatisieren und zu vernetzen. „Warum sollte es also künftig nicht auch möglich sein, Telefon- oder Stromrechnungen direkt in die Buchhaltung einzulesen?“, fragt Jutta Rößner. Die Technik und Logistik dafür bietet das DATEV-Rechenzentrum. Hier können alle diese Datenströme zusammenlaufen. Hier werden sie passend für alle Beteiligten – Kanzleien, Behörden und Lieferanten – aufbereitet. Von hier werden die Auswertungen verschickt. Damit nicht genug. Denn die digitale Drehscheibe stellt auch die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern der Genossenschaft und ihren Mandanten auf eine neue Stufe. Zentral gemanagte Cloud-Lösungen, die im DATEV-Rechenzentrum betrieben werden, erlauben es schon heute, dass beide Seiten auf die gleichen Daten zugreifen, ohne dafür am selben Tisch zu sitzen. So lassen sich viele Alltagsfragen zwischen Beratern und Mandanten online klären. Doch keinesfalls entfällt damit die persönliche Begegnung. Im Gegenteil, denn die kann sich nun auf grundsätzliche und strategische Fragen konzentrieren. Damit gewinnt die Kundenbetreuung für alle Seiten an Effizienz und Flexibilität.

Um dieses Versprechen zu halten, stellt der Geschäftsbereich „Produktion“ nicht nur die geeignete Technik bereit, sondern sichert zudem ihren Betrieb – und zwar rund um die Uhr. „Früher wurde in den Kanzleien montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr gearbeitet“, erinnert sich Lothar Lux. „Heute dagegen müssen wir Tag und Nacht und auch am Wochenende höchste Verfügbarkeiten garantieren.“ Neben Smartphones und Tablet-PCs war es nicht zuletzt das mitgliedsgebundene Mandantengeschäft, das 2005 eingeführt wurde und diesen Trend verstärkte. Warum? „Weil ein Handwerker seine Rechnungen bevorzugt abends und am Wochenende schreibt.“ Die DATEV erneuert daher ständig ihre interne Organisation. So wurden die Arbeitszeitregelungen im Rechenzentrum an die Bedürfnisse der Kunden angepasst und die Routinen verfeinert.

An bestimmten Tagen werden inzwischen gar keine Wartungsarbeiten mehr angesetzt, etwa am zehnten Tag eines jeden Monats, wenn die Umsatzsteuervoranmeldungen an die Finanzämter übermittelt werden. Dennoch liegt die Verfügbarkeit des Rechenzentrums bei sehr hohen 99,98 Prozent. „Statistisch gesehen bedeutet das, dass unsere Mitglieder lediglich zehn Minuten pro Monat keinen Zugriff auf die Server haben“, rechnet Lothar Lux vor. „Weniger ist in der Praxis nicht machbar.“

Immer mehr Dokumente digital

Dieser Anspruch gilt auch für die laufenden Kosten. Vor allem dort, wo es unproduktive Überkapazitäten gibt, zögert die DATEV nicht, alte Zöpfe abzuschneiden. Ein Beispiel: Um die Qualität und die Kosten der Datenübertragung über das staatliche Telefonnetz zu sichern, führte die Genossenschaft 1976 das „Corporate Network“ ein. Damit spannte sie quer durch Deutschland ein Netz aus Standleitungen, in das sich die Mitglieder über regionale Kopfstellen einwählen konnten. Damit zahlten diese lediglich den damals günstigen Ortstarif, nicht aber den teuren Ferntarif. 1993 verfügte das Netz über 41 Kopfstellen und wurde für alle Arten der Datenkommunikation und Sprachübertragung genutzt. Neun Jahre später aber wurde es wieder abgebaut. Der Grund: Die 1995 eingeleitete Liberalisierung des Telekommunikationsmarktes in Deutschland hatte die Preise auf ein Niveau sinken lassen, das den Betrieb eines eigenen Netzes unwirtschaftlich machte. 

DATENAUSTAUSCH SCHAFFT MEHR ZEIT FÜR DIE STRATEGISCHE BERATUNG DURCH DEN STEUERBERATER

Beim Druckzentrum dagegen entschloss sich der Geschäftsbereich „Produktion“ für eine andere Strategie. Weil immer mehr Dokumente elektronisch verschickt werden, ist dort die Auslastung in den letzten Jahren stetig gesunken. Eine Stilllegung oder eine Auslagerung an einen externen Druckdienstleister kommt aus Gründen der Sicherheit und des Datenschutzes natürlich nicht in Frage. Was also tun? Das Management entschied, mehr Fremdaufträge zu akquirieren, um die vorhandenen Kapazitäten auszulasten. Heute machen diese rund die Hälfte des Druckvolumens aus. Die Folge: Die Stückkosten sind relativ stabil geblieben.
Für das Rechenzentrum spielen solche Überlegungen keine Rolle. Hier sind weder Alternativ- noch Sparprogramme geplant, hier investiert die DATEV kräftig in Menschen und Maschinen. So wurde 2011 im Gewerbepark Nürnberg-Feucht-Wendelstein ein neuer Rechenzentrumsstandort eingeweiht und 2015 das neue Software-Entwicklerzentrum „DATEV IT-Campus 111“ eröffnet.„In Informationstechnologie wird die DATEV auch in Zukunft investieren“, sagt Lothar Lux. Was ihn da so sicher mache? „Anders als in vielen anderen Firmen weiß bei uns jeder, wie wichtig diese Technik für die Zukunft der Genossenschaft ist.“

Erstveröffentlichung: Gemeinsam – Mehr als nur Zahlen aus 50 Jahren Datev, Februar, 2016